“在线租赁软件”模式渐受中小企业青睐
2009-6-24
【文章名称】 “在线租赁软件”模式渐受中小企业青睐
【关 键 词】 软件
应广大中小企业要求，南京中小企业局和江苏商报联合举办“南京中小企业信息化应用巡礼”系列报导活动，旨在通过部分应用信息化示范企业的经历和体验，引领广大中小企业提高对信息化的认知度，增强应用信息化的信心和紧迫感，加快信息化的应用步伐，实现南京中小企业的科学、快速和健康发展。
作为成本低廉却行之有效的信息化解决方案，“在线租赁软件”模式日益受到中小企业的青睐。在首期采访中，本报记者走访了两家南京的销售企业，两家企业有不少共同点，同为50人规模以下企业，使用的都是成本不高的“在线租赁软件”。
天翔电子：选办公软件看重性价比
南京天翔电子技术有限公司成立于1993年，是一家电子元器件销售商，目前有35名员工。去年4月，公司开始正式采用在线租赁的OA办公系统。公司运营总监经纬告诉记者，之所以选用在线租赁模式，是因为该类产品的性价比较高。“企业如果自己上一套OA系统，少则二三十万，多则上百万，这还不包括维护和系统升级的费用，对中小型企业来说花费太高。”
天翔公司选用的是“灰姑娘协同办公软件”。“一个50人规模以下的企业，一年的使用费用只要 3000元钱。”经纬说，这个价格让多数企业都乐于接受。平时的专业维护与技术支持也不用担心，全部都由“灰姑娘”的专业人员来完成。使用中不管哪里出了问题，一个电话，维护人员就会上门服务。
一年多来使用在线办公软件，经纬最大的感触就是，通过办公自动化平台的应用，公司将采购、销售和客户管理等各项业务都纳入了信息化管理，把各环节的人为因素降到了最低。
销售企业对资金的要求比较高，采购与销售两大业务一旦某个环节没安排好，都有可能影响到公司资金链的运作。经纬说，在使用了管理软件之后，公司在下采购订单、进行销售预测时都更加精细。以前，公司只要接到一个订单就进行采购，常常会出现重复采购、占用资金过多的问题，有了信息化系统之后，先将客户的需求全部采集过来，形成每阶段的采购需求，合理拉平资金链，较好地保证了公司的流动资金。
现在，天翔的员工已经较好地适应了这一管理系统，公司的所有工作都通过这一平台统一操作。办公软件同时为公司的内部管理创建了很好的平台，各项规章制度通过信息化管理能够得到很好的落实。现在，每位员工每天上班的第一件事就是将系统打开，今天将要进行哪些工作，每项工作任务进行到哪个节点全部一目了然。
天翔公司的信息化管理不仅仅体现在办公自动化平台上。2003年，公司就开始采用了用友的U8软件，进行进销存管理。打开公司的网站，“OA办公系统”“商学院系统”等均一目了然。
经纬介绍说，商学院培训系统也是公司去年开始使用的，通过在线的即时培训系统，让员工以定期考试、修学分等方式自觉参加在线培训，一年的费用是2万元。在使用该系统之前，公司每年在培训方面的成本至少为10万元左右。在线培训系统不仅内容丰富，还能定期更新，相信会逐步受到更多企业的认可。
卓安科技：信息化管理要有制度保障
2002年成立的卓安科技有限公司，是专做监控产品的代理销售商，公司副总经理谭文告诉记者，企业初上信息化难免要经历烦琐的适应期，关键要有行之有效的保障制度。
2006 年，卓安公司开始上ERP。上ERP的过程就不是一帆风顺。“一家软件供应商首先承诺会为我们提供即时的上门服务，但后来却始终难以兑现。第二家软件供应商在我们系统初上的阶段，就撤销了南京分公司。”谭文说，经过两年的磕磕碰碰，公司今年才选定了金蝶的软件产品，之前已经完成初始化的系统只能废弃。“花了冤枉钱不说，还影响了公司的相关事务。”回忆起初上ERP的两次不愉快，谭文显得“心有余悸”。
由于公司在吉林、湖南、安徽等地都有分公司，需要通过办公自动化平台实现远程控制。几番比较后，也选用了“灰姑娘协同办公系统”，“费用不高，使用方便，维护也及时。”谭文认为，这是公司最终选择该类产品的主要原因。
使用办公自动化软件初期，卓安公司也经历了3个月左右的磨合期。比如，要求业务员对每一单业务详情输入时，总会有人嫌麻烦。为了保证软件的使用效率，公司不得不制定相关制度进行保障。“我们制定了一系列制度，目的都是为了促使员工自觉使用办公系统，如‘OA日志考核’‘客户拜访质量抽查’‘客户资料完整性’ 等，所有的考核又与员工的收入挂钩。”谭文说，公司管理层也由上而下自觉适应办公软件，几个月下来，员工们也就逐渐用顺手了。用顺手之后大家又发现，自动化办公系统确实能大大提高整个团队的办公效率，避免重复劳动，信息资料也保存得更加完整。
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